Importer un fichier Excel dans Microsoft Lists : les 2 astuces à connaître

Dans cette vidéo, je pars d’un fichier d’onboarding RH et je le transforme en liste partagée. Le fichier importe peu : la méthode marche aussi pour un suivi de prospection, un planning ou un registre de demandes.

Pourquoi passer d’un fichier Excel partagé à Microsoft Lists ?

Excel reste parfait pour calculer et analyser. Pour une saisie à plusieurs, il montre vite ses limites : lignes mal remplies, colonnes décalées, versions qui se multiplient.

Microsoft Lists fait partie des applications de Microsoft 365. Vous la trouvez dans le lanceur d’applications, avec Outlook, Teams ou OneDrive. Une liste ressemble à un tableau Excel, mais elle est stockée sur SharePoint et chacun y ajoute ses lignes via un formulaire de saisie.

Si vous avez déjà un fichier Excel en place, inutile de tout recréer : Lists sait l’importer. Pour que l’import se passe bien, deux préparations font toute la différence.

Astuce 1 : transformez vos données en tableau structuré

Lists importe un tableau Excel, pas une simple plage de cellules. Si vos données ne sont pas mises sous forme de tableau, l’import ne les trouvera pas.

1. Sélectionnez une cellule de vos données.
2. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Mettre sous forme de tableau et choisissez un style.
3. Vérifiez que la case « Mon tableau comporte des en-têtes » est cochée.
4. Dans l’onglet Création de tableau, renommez le tableau avec un nom parlant (dans la vidéo : onboarding).

Le nom compte : au moment de l’import, Lists vous demande quel tableau utiliser. Un nom clair vous évite de choisir entre Tableau1 et Tableau2.

Astuce 2 : préparez vos listes de choix dans une feuille à part

Certaines colonnes n’acceptent qu’un nombre limité de valeurs : un service, un statut, un type de contrat. Dans Lists, ce sont des colonnes de type Choix, qui affichent une liste déroulante au moment de la saisie.

Avant l’import, ajoutez une feuille dans votre classeur et listez-y, colonne par colonne, toutes les valeurs possibles. Par exemple, pour la colonne Service : Marketing, Logistique, Comptabilité, RH.

Une fois la liste créée, vous copiez ces valeurs et vous les collez d’un coup dans les paramètres de la colonne. Sur une colonne de quinze options, c’est quinze saisies à la main en moins.

L’import pas à pas

1. Connectez-vous à Microsoft 365 et ouvrez l’application Lists depuis le lanceur d’applications.
2. Cliquez sur Nouvelle liste, puis sur À partir d’Excel.
3. Choisissez votre fichier, puis le tableau à importer (ici : onboarding).
4. Vérifiez le type de chaque colonne. Pour les colonnes à valeurs limitées, choisissez le type Choix.
5. Cliquez sur Suivant, donnez un nom à la liste et cliquez sur Créer.

Il reste à renseigner les options des colonnes Choix :

1. Dans la liste, cliquez sur l’en-tête de la colonne, puis sur Paramètres de colonne et Modifier.
2. Dans Excel, sélectionnez les valeurs préparées dans votre feuille d’options et copiez-les (Ctrl+C).
3. Revenez dans Lists, cliquez dans la zone des choix et collez (Ctrl+V) : chaque valeur devient une option.
4. Enregistrez.

Pour vérifier, cliquez sur Nouvel élément : la liste déroulante de la colonne affiche bien toutes vos options.

Bonus : une couleur par choix

Dans les paramètres de la colonne, vous pouvez attribuer une couleur à chaque option : Marketing en rouge, Logistique en vert. La valeur s’affiche alors en couleur dans la liste.

C’est l’équivalent d’une mise en forme conditionnelle dans Excel, sans aucune règle à écrire. Sur un statut (à faire, en cours, terminé), elle permet de repérer d’un coup d’œil ce qui reste en attente.

Questions fréquentes